契約を結ぶ際、紙で作成した契約書を使用するのではなく、電子的な契約書を導入する企業が増えています。
しかし、電子契約書は法的に有効といえるのでしょうか。
この記事では、電子契約書の法的な効力や、電子契約書を保存するうえでの決まりを解説します。
電子契約書とは
電子データを用いて契約を結び、電子的なやり取りで作成された契約書が、電子契約書です。
一定の要件を満たしている場合、電子契約書に法的な効力を持たせることが可能です。
紙による契約書では署名や押印によって法的な効力を持たせますが、電子契約書では電子署名やタイムスタンプを施すことにより法的な効力を持たせます。
法的な効力を持たせるための要件
電子契約書に法的な効力を持たせるための要件は次の通りです。
- 電子文書に電子署名を施している
- 本人だけが使用できる電子署名である
- 電子署名を施したあと、データが改ざんされていないことを証明できる
電子的なファイルに対する本人確認や、内容の改変がないことの証明は、紙と同じ方法ではできません。
そのため、特別な認証システムを利用し、電子署名が本人によって作成されたものであることや、署名後に内容が改変されていないことを証明する必要があります。
電子署名
電子署名を利用するには、電子署名サービス業者を利用する方法と、認証局によって発行された電子証明書を使用する方法があります。
電子署名サービス業者を利用する方法では、業者が立会人となり、本人確認や同意の意志を確認して、電子署名をほどこします。
その効力は、認印と同程度であることが一般的です。
メールアドレスなどを用意するだけで簡単に利用できるため、導入しやすい方法です。
一方、電子証明書を利用するには、認証局などに電子証明書の発行を申請し、取得しなければいけません。
申請や発行には手間や時間がかかりますが、電子証明書には実印並みの効力があります。
たとえば、法務局が発行している会社代表の電子証明書は、法人の登録印に相当する効力があります。
一般的に実印が必要とされる契約書には、電子証明書を用いた電子署名を行うことが適切です。
タイムスタンプ
契約の締結後にデータの改ざんがないことを証明するため、タイムスタンプを使用します。
タイムスタンプを付与することで、付与した日時にそのデータが存在していたことと、それ以降データが改ざんされていないことの双方を証明できます。
タイムスタンプを付与するには、タイムスタンプの発行業者と契約しなければいけません。
ただし、電子データの訂正・削除ができないシステムや、訂正・削除の履歴が残るシステムを利用している場合、タイムスタンプは不要です。
また、タイムスタンプが付与された契約書を取引先から受け取った場合も、自社でタイムスタンプを付与する必要はありません。
電子契約書の保存
電子契約書の保存方法は、電子帳簿保存法によって決められています。
電子契約書を送付・受領したときは、一定の要件を満たした状態で保存しておかなければいけません。
その要件は次の通りです。
- 改ざん防止の措置をとる
- 保存データを確認するためのディスプレイやプリンタを用意する
- 日付・金額・取引先の要素で検索できる
改ざん防止の措置
タイムスタンプの付与や、訂正・削除の履歴が残るシステムを利用することは、改ざん防止の措置に該当します。
そのほか、自社で改ざん防止のための事務処理規程を作り、それを運用することも改ざん防止措置として認められます。
規定を作成することで、新しいシステムを導入せずに電子帳簿保存法に対応できます。
データを確認できるようにする
電子契約書は紙に印刷して保管するのではなく、サーバやクラウド上に電子データとして保存しておく必要があります。
そのうえで、必要に応じてすぐにディスプレイで読める、印刷できる等の状態にあることが必要です。
従業員が速やかに書類へアクセスし、必要な形で契約書を出力できるよう、システムの操作マニュアルやプリンタを用意しておく必要があります。
データを検索できるようにする
沢山の電子契約書の中から必要な書類をすぐに探し出せるよう、検索機能の設定も必要です。
取引年月日、取引先、取引金額の3要素について検索できなければいけません。
そのほか、2つの要素を組み合わせて検索する機能や、日付や金額の範囲を指定して検索できる機能が必要です。
まとめ
この記事では電子契約書の法的効力や、保存方法の決まりについて解説しました。
電子的に作成された電子契約書は、電子署名やタイムスタンプを活用することにより法的な効力を持たせることが可能です。
たとえば電子証明書の利用により、実印と同程度の効力が認められます。
電子契約書は作成時だけでなく、保存方法の決まりも守らなければいけません。
電子契約の導入をお考えの際には、専門家である弁護士までご相談ください。